Ve druhém díle našeho seriálu “Jak pracovně neustrnout” se podíváme na text, který obvykle posíláme se samotným životopisem jako reakci na pracovní inzerát. Motivační a průvodní dopis – byť si to mnozí lidé myslí a byť často vypadají velice podobně, nejsou to samé.

Motivační dopis je samostatný text (přikládá se tedy jako příloha), ve kterém vysvětlujete svoji motivaci práci dělat a snažíte se pro změnu motivovat personalistu k tomu, aby si pozval právě Vás. Nevyžaduje se všude, většina reakcí na inzerát se obejde bez něj. Pokud o něj zaměstnavatel má zájem, obvykle Vás vyzve, abyste jej poslali. Jedná se půl strany až stranu textu. Oproti tomu průvodní dopis může mít podobu dvojí. První podobu použijeme, pokud spolu s ním posíláme i motivační dopis. V takovém případě se jedná pouze o krátký text samotné zprávy, například e-mailu, který posíláme do firmy. V něm uvedeme kdo jsme, proč píšeme (obvykle tedy na jakou pozici se hlásíme),co vše posíláme a že rádi doplníme další informace osobně nebo telefonicky. Druhá podoba průvodního dopisu je na místě, pokud posíláme samotný životopis (bez motivačního dopisu). Obsahuje to samé, co první možnost (kdo jsme, proč píšeme, co posíláme), zároveň je ale vhodné se více rozepsat v oblasti kdo jsme, tedy připsat co máme za sebou, co jsme dokázali v předchozích zaměstnáních a podobně. Vše si podrobně rozepíšeme později, až si odpovíme na nejzásadnější otázku dneška.

Není zbytečné je psát?

Kdyby to tak bylo, nenaděláme okolo toho tolik řečí. Tím, že průvodní nebo motivační dopis napíšete, nemůžete nic zkazit. V nejhorším jej nikdo nepřečte.

S motivačním dopisem se vše má tak, že pokud jej zaměstnavatel požaduje a vy ho nenapíšete, pak jste vlastně nesplnili podmínky a zbytečně si ubíráte šance na odezvu. Pokud jej však nikdo výslovně nechce, obvykle se nic moc hrozného neděje, pokud jej také nedostane. Pouze se připravíte o šanci poněkud více zaujmout v davu ostatních životopisů.

S průvodním dopisem je ale situace odlišná. Je to první věc, kterou personalista uvidí, ještě dříve, než otevře životopis. Máte proto skvělou šanci na dobrý první dojem, ukázat, na co se má v životopise soustředit a v čem se cítíte dobří. Každý zaměstnavatel dnes hledá někoho, kdo bude mít zájem o místo, kde pracuje, komu nebude vše jedno. Průvodní dopis je Váš vstřícný krok novému pracovnímu místu, nepůsobíte poté jen jako někdo, kdo posílá 15 životopisů za den a kdo klidně po týdnu půjde za lepší nabídkou (i kdyby to tak bylo). Jeho výhodou také je, že i když jich budete posílat několik, budou často velice podobné.

Podívejme se blíže na motivační dopis.

Jak již bylo řečeno jedná se o půl až jednu stranu formátu A4. Ve většině případů již dnes není vyžadován. Pokud ano, jedná se především o pozice, kde zaměstnavatel chce vědět více o tom, proč danou práci chcete vykonávat a proč byste ji měli vykonávat zrovna Vy. Například pokud se hlásíte do mateřské školky, je pro zaměstnavatele dopředu dobré vědět, proč chcete s dětmi pracovat. A samozřejmě také jaké k tomu máte předpoklady. Motivační dopis se vyžaduje především na pozice, kde budete pracovat s lidmi, případně je pro práci třeba velká dávka kreativity a podobně. Pokud se ucházíte o dělnické profese, pravděpodobně se s ním tak často nesetkáte. 

A co do něj patří?

První na řadě je oslovení. Pokud je to možné, oslovte konkrétní osobu. Psychologie zde funguje a když si personalista přečte své jméno, bude vše vnímat jako že mluvíte přímo k němu a ne do davu. Dále se v první části zmiňte o tom, na jakou pozici reagujete, kde jste našli inzerát a kdo jste. Můžete velmi stručně zmínit svoji nedávnou profesní historii.

V druhé části se věnujte samotné pozici – co Vás na ní zaujalo a jaké své dovednosti a zkušenosti můžete nabídnout a uplatnit. Protože jde o motivační dopis, je vhodné zde popsat svoji motivaci pro práci zrovna na této pozici. Dále popište například co podobného nebo stejného jste dělali v předchozí práci, jaké dovednosti můžete nabídnout. Držte se ale souvislosti s pozicí, na kterou se hlásíte. To, že umíte natočit pivo na jeden zátah je sice skvělá dovednost na párty, při práci ve skladu Vám ale zase tak často k užitku nebude.

Ve třetí části se zkuste více rozepsat o tom, čím můžete být firmě prospěšný. Máte-li například vizi, jaké nové procesy chcete nastartovat, co vylepšit. Pokud Vás nic takového nenapadá, zkuste třeba alespoň napsat, co Vás zaujalo na samotné firmě, proč byste chtěli pracovat zrovna v této konkrétní. A v poslední části doplňte, že velice rádi přijdete do firmy doplnit informace osobně.

O průvodním dopise jsme si již řekli, že může mít dvě podoby. Ta kratší vystačí na tři řádky. O té delší je lepší si říct více. Některá doporučení zůstávají jako u dopisu motivačního – oslovujte konkrétní osobu, držte se pozice, na kterou se hlásíte a podobně. V první části se opět představte a napište něco o sobě, popište své předchozí práce, ze kterých si odnášíte něco, co byste na nové pozici mohli uplatnit. V druhé části se věnujte tomu, co ze svých osobnostních předpokladů můžete využít. Baví Vás komunikace s lidmi? Na prodavačku nebo pracovníka call centra super. Ve třetí části se pak opět pozvěte do firmy – “Vaše otázky velice rád zodpovím při osobním setkání.” Zkuste vše vejít do jednoho až dvou odstavců.

Na závěr zbývá snad jen dodat, že stručnost se cení. A jasně že se budou v těchto dopisech objevovat stejné informace, které si každý může přečíst v životopise, ale zde máte možnost je vystavit na odiv a blíže představit. Tak to využijte. A pokud si nejste jistí v kramflecích po stránce češtiny, dejte svůj výtvor raději někomu zkontrolovat. Chyby dobrý první dojem mohou pokazit.